Krajowy System e-Faktur znany również jako KSeF.
W obecnym stanie prawnym każdy przedsiębiorca może sam zdecydować w jaki sposób będzie wystawiał
i przekazywał kontrahentom faktury. Ma też wpływ na wybór formy otrzymywania faktur od dostawców.
Chociaż większość firm decyduje się na korzystanie z faktur elektronicznych, niejeden woli dostarczać i
otrzymywać faktury w “starej, dobrej” formie papierowej. Do czasu jak się okazuje. Dlaczego?
Jakiś czas temu rozpoczęły się prace nad wprowadzeniem Krajowego Systemu eFaktur. System jest już
po programie pilotażowym z udziałem podatników (trwał on od października do grudnia 2021 r.). Aktualnie
od początku 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie dołączyć do systemu, od 1 stycznia 2024 r. rząd uznaje
dołączenie za obligatoryjne – dokładny termin może budzić wątpliwości, ponieważ na wielu stronach są
różne terminy, niektórzy piszą o czerwcu 2024, inni o styczniu 2025. Jednak na stronie rządowej na ten
moment w dalszym ciągu widnieje termin styczeń 2024.
Czytaj także: Niekorzystne interpretacje KIS dla branży IT
Jaki jest cel Krajowego Systemu e-Faktur?
Najprościej rzecz ujmując – usystematyzowaniu i zautomatyzowaniu wystawiania i przepływu faktur
między przedsiębiorstwami. Dzięki korzystaniu z KSeF firmy mają dodatkowo dostęp do wszystkich
wystawionych i otrzymanych faktur w jednym miejscu.
Co więcej, dzięki skorzystaniu z tego rozwiązania nie będzie miała racji bytu sytuacja, w której
faktura zaginie, a tygodniami będziemy czekali na duplikat. Wystawienie korekty faktury również
zajmie znacznie mniej czasu.
Ministerstwo Finansów również ma określone cele wprowadzając to rozwiązanie – zakończy to częste
praktyki wystawiania, a potem zmieniania lub usuwania z ewidencji już wystawionych faktur, a także
niewykazywania części faktur w rozliczeniu. Każda wystawiona faktura będzie miała przypisanego
nabywce i automatycznie będzie trafiała do jego rozliczenia.
Wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur ma też na celu skrócić do 40 dni termin zwrotu z
podatku VAT.
Kto może skorzystać z KSeF?
Krótko mówiąc – wszyscy wystawiający faktury. Na ten moment każdy ma dowolność podjęcia decyzji czy
chce korzystać z tego systemu i w jakim momencie do niego przystąpi. Niedługo się to zmieni, ale czy dla
wszystkich? Kto dalej będzie mógł korzystać z aktualnych tradycyjnych faktur?
Oczywiście sprawa dotyczy głównie odbiorców prywatnych. Trudno sobie wyobrazić, żeby teraz każdy, kto
kupuje cokolwiek, np. na Allegro musiał zgłębiać temat i wdrażać na poczet jednej faktury Krajowy System
eFaktur. Odbiorcy prywatni pozostają bez zmian, oni nadal będą mogli korzystać z dostępnych na ten
moment forum faktury. Oznacza to, że firmy świadczące usługi lub sprzedające towary osobom
prywatnym nie będą mogły przejść w całości na ustrukturyzowane faktury dostępne w KSeF.
Jak zacząć korzystać z KSeF?
Do założenia profilu na stronie KSeF, tak jak do załatwiania wszystkich spraw na stronie gov.pl niezbędne
jest posiadania profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Po założeniu profilu i uzupełnieniu
niezbędnych danych możliwe jest nadawanie różnych funkcji osobom odpowiedzialnym za wystawianie,
odbieranie oraz przeglądanie faktur.
Co warto wiedzieć?
Zaskakujące dla niektórych – szczególnie tych, którzy obecnie nie korzystają z plików w formacie XML
będzie to, że faktury we wspomnianym systemie nie będą możliwe do odczytania przez człowieka. Z racji
tego, że będą one zapisywane właśnie w formacie XML jedyną opcją będzie otwieranie ich w programach
do tego przeznaczonych. Niezbędne zatem będzie podjęcie szeregu kroków służących wprowadzeniu
tego nowoczesnego systemu do swojego przedsiębiorstwa.
