Coraz więcej przedsiębiorców opiera swoją działalność na sprzedaży internetowej, czyli tzw. e-commerce. Coraz więcej biznesów przenosi się wręcz całkowicie do internetu. Z punktu widzenia kupującego wszystko wydaje się banalnie proste. Zakup online to raptem dodanie do koszyka, szybka płatność, po chwili mail z potwierdzeniem czy nawet fakturą. Ale to tylko część złożonego procesu. Przyjrzyjmy się, jak wygląda obsługa księgowa e-commerce? Jak wybrać biuro rachunkowe, które zapanuje nad całością procesów sprzedaży online.

 

Pełna automatyzacja w e-commerce?

Z perspektywy kupującego zakupy online to prosta automatyka: ciąg procesów, które wystarczy wcześniej przygotować. Które odbywają się całkowicie bez udziału człowieka. I w dużym stopniu jest to prawda: część działań można zautomatyzować i tylko co jakiś czas sprawdzać, czy całość działa poprawnie. Jednak nie wszystko może się odbyć z użyciem sztucznej inteligencji.

Ktoś musi rozliczyć faktury, które są wystawiane przy zakupie, czy monitorować dokonywane płatności. Szczególnie jeśli w sklepie dostępne jest kilka opcji: szybka płatność, przelew tradycyjny, płatność przy odbiorze. Na dodatek osoba odpowiedzialna za płatności musi być dyspozycyjna niemalże tak jak jej sklep, czyli całodobowo. Nie może być to ktoś, kto tylko raz w miesiącu przysiądzie i sprawdzi wątpliwe kwestie. Dlaczego?

Dobrym przykładem jest sytuacja, w której powstaje błąd w danych na wystawionej fakturze. Klient będzie potrzebował wówczas szybkiej reakcji i korekty faktury. Paradoks psychologiczny polega na tym, że im bardziej zautomatyzowany sklep, tym większa potrzeba możliwie szybkiej, ludzkiej korekty: nie botów, godzin na infoliniach, formularzy kontaktowych i wymijających odpowiedzi AI.

Dlatego warto zdecydować się na wybór biura rachunkowego, które z reguły jest lepiej dostępne niż osoba indywidualna. Jest to też praktyczniejsze z punktu widzenia tworzenia nowego etatu – w wielu sklepach internetowych pracy nie ma aż tyle, żeby było się czym zająć przez 8 godzin każdego dnia. Istnieje jednak tyle biur, że nie wiadomo, które wybrać. I na co zwrócić uwagę, by nasz wybór pasował jak najlepiej do naszych potrzeb.

 

Obsługa księgowa e-commerce: jak wybrać?

Przy wyborze biura obsługi księgowej e-commerce warto wziąć pod uwagę poniższe aspekty.

 

1. Wielozadaniowość biura rachunkowego

Sklep internetowy to nie tylko sprzedaż produktów czy właściwe działanie strony. To też magazyn, marketing i social media, dział obsługi klienta itd. Każdy z pracowników sklepu wymaga też obsługi kadrowo-płacowej.

Dodatkowo, przy sprzedaży na odległość klient ma większe prawa do zwrotów i reklamacji. Wielu klientów korzysta z tego prawa, co pociąga potencjalne spory i dodatkowe procedury. Niekiedy niezbędna jest wręcz pomoc prawna do ich rozwiązania.

Jednocześnie właściciel sklepu może także sprzedawać produkty, usługi oraz być pracownikiem na etacie. Roczne rozliczenie podatkowe w takiej sytuacji może spędzać sen z powiek. Zatrudnienie biura rachunkowego, które świadczy usługi zarówno księgowe, jak i kadrowo-płacowe, prawne i podatkowe wydaje się być rozwiązaniem idealnym.

Warto sprawdzić czy biuro rachunkowe, z którym chcemy podjąć współpracę, publicznie przedstawia swój zespół i jacy specjaliści do niego należą.

Poznaj zespół specjalistów i zakres kompetencji biura TAXO!

 

2. Terminowość obsługi księgowej e-commerce

Terminowość to bodaj druga najważniejsza kwestia, zaraz po wielozadaniowości. Klienci korzystają z zakupów przez internet przede wszystkim ze względu na wygodę. A to oznacza, że niejako z założenia nastawieni są na załatwianie problematycznych spraw „od ręki”. Wszelkie opóźnienia mogą zniechęcać klientów do kolejnych zakupów czy skłaniać do negatywnych ocen.

 

3. Innowacyjność biura

Przy wyborze biura obługi księgowej e-commerce warto też zwrócić uwagę na stronę internetową biura rachunkowego, z którym rozważamy współpracę. Czy jest intuicyjna i czytelna? Jak często jest aktualizowana? Czy wygląda na przestarzałą? Wszystkie te kwestie pozwolą stwierdzić jak bardzo zespół pracujący w biurze – i być może w przyszłości obsługujący nasz sklep internetowy – jest zaznajomiony z nowoczesnymi technologiami. A to w sprzedaży internetowej jest kluczowe.

 

4. Opinie obecnych i byłych klientów obsługi księgowej e-commerce

Wiele biur rachunkowych udostępnia w internecie oceny swoich klientów lub wskazuje firmy, które korzystają lub korzystały z ich usług. Czasem warto zasięgnąć opinii u tych osób czy firm i dowiedzieć się więcej o tym, jak wyglądała współpraca. Choćby w trzech wskazanych wyżej aspektach. Warto wiedzieć jak najwięcej nim przystąpi się do negocjacji!