W przypadku gdy właściciel firmy nie ma pełnego wglądu w sytuację rozliczeń lub wiedza merytoryczna księgowego nie jest zadowalająca, powinien rozważyć zmianę biura rachunkowego. W jaki sposób przejść przez to bezproblemowo?
Mnóstwo osób gubi się w tzw. „papierologii”, dlatego powierza księgowość biurom księgowym. Prowadzenie jej we własnym zakresie nie jest obowiązkowe, ale nie każdy ma do niej głowę.
Przede wszystkim należy z wyprzedzeniem poinformować swoje obecne biuro księgowe o decyzji dotyczącej zmiany biura, a następnie dopiero rozpocząć współprace z nowym podmiotem. Trzy miesiące to bezpieczny czas, który umożliwi na wdrożenie procesów nawet w większych firmach.
Umowę z nowym biurem obowiązkowo należy podpisać tak, aby zaczęła obowiązywać dzień po zakończeniu starej. Wszystkie dokumenty powinno się odebrać w trakcie okresu wypowiedzenia. Przeważnie umowa z biurem księgowym przewiduje, że będzie on trwał jeden miesiąc, ale należy upewnić się, co jest napisane w treści umowy.
Najlepszą możliwą opcją na zamianę biura jest koniec okresu rozliczeniowego, na przełomie miesiąca. Jeżeli zostałoby to dokonane w połowie miesiąca spowodowałoby zbyt duży zamęt. Warto pamiętać by cały miesiąc został zamknięty przez jedną księgową. Przeprowadzkę warto zaplanować po zakończeniu danego roku obrotowego. Właściciel firmy jest odpowiedzialny za wszelkie nieprawidłowości w rozliczeniach. Warto dokonać audytu przed zmianą biura księgowego.
Ze starego biura księgowego należy odebrać oryginały dokumentów, deklaracje VAT i podatkowe, sprawozdania finansowe, a także akta osobowe pracowników oraz zleceniobiorców. Przeważnie przechowywać je należy na własną rękę. Nowe biuro księgowe będzie zajmować się również nowymi sprawami. Za przechowywanie dokumentów przez biuro księgowe trzeba dodatkowo zapłacić.
Nowe biuro księgowe dostanie od klienta nie tylko zadanie prowadzenia ksiąg, ale także pełnomocnictwa. Warto pamiętać, że wraz z przeniesieniem wszelkiej dokumentacji powinno się upoważnić nowe biuro do reprezentowania firmy nie tylko przed przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, ale również Urzędem Skarbowym. Należy także odwołać pisemnie wszelkie pełnomocnictwa i cofnąć upoważnienie do składania deklaracji drogą elektroniczną.
W przypadku prowadzenia większej formy powinno się również pobrać bazy systemu księgowego, bazę systemu płatnik ZUS, a także bazy systemu płacowego. Bazy należą do właściciela firmy, ale bywa jednak, że w celu otrzymania dostępu do nich potrzebna jest stosowna umowa z dotychczasowym biurem rachunkowym.
Bardzo ważne jest również sprawdzenie, czy w trakcie przenoszenia dokumentów otrzymało się warunki, rachunki, a także ewidencje środków trwałych, wydruki z KPiR oraz potwierdzenia zapłaty. Zabiera się ze sobą również politykę rachunkowości plan kont i regulamin wynagradzania. Następnym punktem stanowią dokumenty rejestrowe, czyli umowa spółki, REGON, NIP i KRS. Na sam koniec należy sporządzić protokół, w którym zostanie potwierdzony odbiór wszystkich dokumentów.
Gdy już wiadomo ile jest czasu na zmianę firmy księgowej, a także jakimi dokumentami dysponuje dotychczasowe biuro księgowe, o którym nie można zapomnieć w trakcie przeprowadzki. Warto poznać również kilka końcowych uwag, które spowodują, że zmiana ta przebiegnie gładko.
Nowe biuro księgowe powinno zająć się także aktualizacją wpisu do CEIDG, gdzie poinformuje kto od danego momentu prowadzi księgowość firmy, a także w jakim miejscu przechowuje dokumenty.
W trakcie przenoszenia dokumentacji w przypadku, gdy właściciel danej firmy nie chce, by stare biuro księgowe wiedziało, kto po nim „przejmie pałeczkę”, powinno się odebrać dokumenty osobiście lub za pośrednictwem kuriera.
